Privacyverklaring

Wie verwerkt je gegevens?

Camperhof De Bogaert in Alken, België, gebruikt je gegevens voor de uitbating van de camperplaats en is je aanspreekpunt voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.

Voor vragen over privacy of een verzoek over je gegevens kun je mailen naar info@camperhofdebogaert.be of bellen op +32 11 23 21 46.

Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?

• Reservaties: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen plaats of Stop & Go, verblijfsdata, extra’s, bedrag, reservatienummer en betaalstatus. We bewaren ook wanneer je akkoord ging met de algemene voorwaarden en welke versie dat was. Daarmee leggen we je boeking vast en bezorgen we praktische informatie.
• Betalingen: betaalreferenties, bedragen en de status die Mollie aan ons doorgeeft. De betaling zelf verloopt bij Mollie. Onze reservatiedatabase bewaart geen volledige bankkaartgegevens.
• Toegang en voorzieningen: je tijdelijke toegangscode, toegangsrechten, stroomtegoed, meterstanden, watergebruik en geregistreerde toegangsacties. De lokale Server ontvangt de gegevens die nodig zijn om je verblijf, toegang en aangekochte voorzieningen uit te voeren.
• Contact en probleemmeldingen: de contactgegevens en informatie die je zelf doorgeeft, met de bijhorende reservatie, plaats, datum en opvolgstatus.
• Berichten en beveiliging: verzendstatussen en technische gegevens over verzoeken, fouten en aanmeldingen. Hostingdiensten kunnen daarvoor onder meer IP-adressen, browsergegevens en tijdstippen verwerken.
• Beheerders: naam, e-mailadres, rol, beveiligde wachtwoordgegevens en aanmeldsessies, om toegang tot de beheeromgeving te regelen.

De gegevens voor je boeking en verblijf zijn nodig om onze overeenkomst met jou uit te voeren. Administratieve gegevens worden ook verwerkt wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. Voor beveiliging, het voorkomen van dubbele berichten, foutonderzoek en het beantwoorden van contactverzoeken baseren we ons op het gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening betrouwbaar te laten werken.

De verplichte velden in het reservatieformulier zijn nodig om online te boeken. Zonder die gegevens kunnen we de online reservatie niet afronden. Voor hulp kun je ons bellen.

Toegang en voorzieningen worden automatisch geregeld op basis van je boeking, verblijfsuren en beschikbare tegoed. Bij een probleem kun je een beheerder bellen voor controle en hulp.

WhatsApp en e-mail

Praktische reservatieberichten worden per e-mail verstuurd. Wanneer je bij het boeken kiest voor WhatsApp, gebruiken we je gsm-nummer ook voor je bevestiging met een persoonlijke link naar je toegangscode en boekingsoverzicht, een waarschuwing bij laag stroomtegoed en een vertrekherinnering. Deze optionele verzending gebeurt op basis van je toestemming en met door Meta goedgekeurde berichtsjablonen. Via ‘Alleen e-mail’ kun je de voorwaarden aanvaarden en boeken zonder toestemming voor WhatsApp te geven.

Voor WhatsApp gebruiken we de officiële WhatsApp Cloud API van Meta met het nummer +32 11 23 21 46. Wanneer je ons daar een bericht stuurt, ontvangt de koppeling onder meer je afzendernummer, een berichtkenmerk, tijdstip en berichttype. Het binnenkomende verzoek kan ook de inhoud en profielgegevens bevatten die WhatsApp meestuurt.

De automatische antwoordfunctie herkent het onderwerp en de taal van je vraag. Voor persoonlijke antwoorden koppelt ze je afzendernummer aan je eigen reservatie en de laatst ontvangen verbruiksgegevens. Om een beheerder het gesprek te laten controleren en zo nodig over te nemen, bewaren we de inhoud van inkomende en uitgaande gesprekken, je telefoonnummer, berichtkenmerken, tijdstippen en verzendstatus maximaal 14 dagen. Het telefoonnummer en de berichtinhoud worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen beschikbaar voor aangemelde beheerders.

Je kunt de reservatieberichten via WhatsApp op elk moment stopzetten door STOP te sturen naar ons WhatsApp-nummer. We schrijven je dan uit voor de bestaande reservaties op dat nummer. Je e-mails en reservatie blijven behouden. We bewaren je toestemmingsmoment, de versie van de toestemmingstekst en een eventuele uitschrijving. De verzendwachtrij bewaart het telefoonnummer en de berichtgegevens, zoals je persoonlijke reservatielink, versleuteld. Het verzendlogboek bevat de reservatieverwijzing, de laatste vier cijfers van het nummer, tijdstippen, berichtkenmerken en de bezorgstatus. Voor een verwijderingsverzoek kun je ons contacteren zoals hieronder beschreven.

Je kunt de chatbot vragen stellen over je boeking, verbruik en de camperplaats. Een beheerder kan het gesprek in de beveiligde beheeromgeving bekijken, de chatbot voor jouw gesprek pauzeren en zelf antwoorden. Zodra de chatbot wordt hervat, verlopen volgende antwoorden opnieuw automatisch. Voor dringende hulp kun je ons ook telefonisch bereiken. E-mail en telefoon blijven beschikbaar wanneer je geen WhatsApp wilt gebruiken.

WhatsApp en Meta verwerken daarnaast gegevens binnen hun eigen dienstverlening. Daarop is ook het privacybeleid van WhatsApp voor de Europese regio van toepassing.

Wie kan gegevens ontvangen?

Bevoegde beheerders krijgen toegang tot gegevens die nodig zijn voor het beheer. Voor de technische uitvoering schakelen we de volgende dienstverleners in:

• Aanbieders van websitehosting, gegevensopslag en netwerkbeveiliging: zij verwerken de website- en reservatiegegevens en technische verzoekgegevens die nodig zijn om de website beschikbaar en beveiligd te houden.
• Mollie: verwerking van betalingen.
• Resend: verzending van praktische e-mails met de nodige contact- en reservatiegegevens.
• ImprovMX en Gmail van Google: ontvangst en doorsturing van e-mail aan ons contactadres naar de mailbox van de beheerder.
• Meta en WhatsApp: verwerking en aflevering van WhatsApp-berichten wanneer je dit kanaal gebruikt.
• Google Maps: de kaart op onze startpagina. Bij het laden van de kaart maakt je browser verbinding met Google en kan Google technische gegevens en cookies verwerken.

Deze leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Voor informatie over de toepasselijke doorgiftewaarborgen of de verwerking door een bepaalde leverancier kun je ons contacteren. De leveranciers publiceren ook informatie over hun eigen verwerking in hun privacybeleid.

Bewaren en beveiligen

WhatsApp-gespreksinhoud, bijbehorende telefoonnummers en het technische antwoordlogboek worden automatisch verwijderd zodra ze 14 dagen oud zijn. Voor reservaties, contactmeldingen en andere verzendlogboeken geldt een bewaartermijn die past bij de uitvoering en afhandeling van het verblijf, openstaande vragen of geschillen, beveiliging en eventuele wettelijke administratieve bewaarplichten. Je kunt ons om informatie over de bewaring of om verwijdering vragen.

We gebruiken HTTPS voor de website en beperken de toegang tot de beheeromgeving met aanmeldrechten. Geheime verbindingssleutels zijn afgeschermd. Wachtwoorden worden als beveiligde hashes opgeslagen. Deel je persoonlijke reservatielink en toegangscode alleen met personen die ze voor je verblijf nodig hebben.

De beheeromgeving gebruikt een noodzakelijke aanmeldcookie die maximaal acht uur geldig is. Hosting- en externe diensten kunnen eigen noodzakelijke cookies of technische gegevens gebruiken. De website bevat geen eigen advertentiepixel.